This policy explains how Pfikus AI, S.L. (NIF B22594428, Av. Gran Via del Marqués del Turia 63, 46005 Valencia, Spain; "Pfikus AI", "we") processes personal data. Pfikus AI is a software platform for real-estate agencies: agencies connect their phone lines, WhatsApp Business numbers, Instagram accounts and email to Pfikus AI, and our AI assistant answers their customers, qualifies enquiries and books property viewings, while the agency's staff can take over any conversation.

For any question about privacy or to exercise your rights, write to admin@pfikusai.com.

• As controller we process the data of visitors to this website, of the people who contact us, and of our clients' staff who use the platform (their account data).
• As processor on behalf of the agencies we process the data of the agencies' customers and leads: the messages, calls and emails they exchange with the agency through Pfikus AI. The agency is the controller of that data and decides why it is processed; we only process it to provide our service to the agency, under a data processing agreement. If you are a customer of an agency, you can also address your requests to that agency.

• Website and contact: name, email, phone, company and the content of your message; technical data such as IP address and browser (see the cookie policy).
• Platform accounts: name, email and role of the agency's users, and their activity in the platform.
• Conversations handled for the agencies: the contact details of the agency's customers (name, phone number, email, WhatsApp or Instagram identifier), the content of their messages, comments, emails and calls (including recordings and transcripts where the agency enables them), media they send (photos, documents, voice notes), and what they tell us about the property they look for or offer.
• Data from connected systems: contacts and properties imported from the agency's CRM when the agency connects it.

We do not ask for or intend to process special categories of data (such as health or religion).

When an agency connects its WhatsApp Business number or its Instagram professional account, it does so through Meta's own authorization screens (Facebook Login for Business / WhatsApp Embedded Signup, and Instagram business login). Through the WhatsApp Business Platform (Cloud API) and the Instagram API we then receive:

• the identifiers and details of the accounts the agency shares with us (business portfolio, WhatsApp Business Account, phone number, display name, status and quality rating; Instagram account name and identifier) and the access tokens Meta issues for them;
• the name and identifier of the person who completes the connection (public profile);
• the messages, comments and media that customers send to the agency's number or account, the messages the agency sends, and their delivery and read statuses;
• the agency's message templates and their review status.

We use this data only to provide our service to the agency that connected the account: showing the conversations in its inbox, replying on its behalf with its AI assistant or its staff, and managing its message templates. We do not sell it, we do not use it for advertising, we do not share it with other agencies, and we do not use it to train AI models. Our access ends when the agency disconnects the account or removes our app in its Meta settings.

• To provide the service to the agencies (performance of our contract with them; for their customers' data, on the agency's instructions and on the legal basis the agency relies on).
• To answer your enquiries and requests (your request; our legitimate interest).
• To keep the platform secure, fix errors and improve it (our legitimate interest).
• To send commercial communications about our services, only where you have agreed or the law allows it; you can opt out at any time.
• To comply with legal obligations (e.g. tax and accounting).

Our assistant uses AI models (see the providers below) to understand messages and write replies on the agency's behalf. The agency decides where the assistant answers and can take over any conversation at any time; the assistant hands conversations to a person when needed. The AI does not take decisions with legal or similarly significant effects about anyone.

We use the following providers, each bound by a data processing agreement. They only process data to provide their service to us. Meta Platforms provides the WhatsApp and Instagram channels themselves under its own terms.

We may also disclose data where the law requires it, or in the context of a merger or sale of the business, under confidentiality.

Our application and database are hosted in the European Union (Netherlands and Germany). Some providers listed above are based in the United States or can access data from there. Those transfers are covered by the EU-US Data Privacy Framework where the provider is certified, and otherwise by the European Commission's Standard Contractual Clauses. You can ask us for a copy of the safeguards at admin@pfikusai.com.

• Data processed for an agency is kept for as long as the agency uses Pfikus AI, and deleted or returned when the contract ends, unless the law requires us to keep it longer.
• The raw notifications we receive from Meta are deleted after 30 days; the conversations derived from them stay in the agency's inbox as described above.
• Enquiries sent to us are kept for as long as needed to answer them and for the legal limitation periods.

We apply technical and organisational measures appropriate to the risk: encryption in transit, encrypted storage of access tokens and credentials, access restricted per agency and per user, signature checks on the notifications we receive from Meta, and monitoring. No system is completely secure, but we work to prevent unauthorised access and to react quickly if it happens.

You can request access to your data, its rectification or erasure, the restriction of its processing, its portability, and object to its processing, and withdraw any consent you gave, by writing to admin@pfikusai.com. If your data reached us through an agency, you can also contact the agency directly. You may also complain to the Spanish Data Protection Agency (www.aepd.es).

• Agencies: you can disconnect your WhatsApp number or Instagram account at any time in Pfikus AI (WhatsApp accounts / Instagram), or remove our app in your Meta Business settings. To delete all your data, write to admin@pfikusai.com from your account's email; we delete it within 30 days and confirm it to you.
• Customers of an agency (you wrote to an agency on WhatsApp or Instagram, or called it): write to the agency, or to us at admin@pfikusai.com with your phone number or username and the agency's name. We will process the request with the agency and confirm the deletion within 30 days.
• If you connected an account through Facebook or Instagram login: you can remove our app in your Facebook or Instagram settings (Apps and websites). Meta then notifies us and we delete the data we received through that connection; you can follow the request with the confirmation code you receive, or write to admin@pfikusai.com.

Our services are aimed at businesses and are not directed to children under 18. We do not knowingly collect their data; if we learn that we have, we delete it.

We update this policy when our processing changes. The date at the top shows the latest version; for significant changes we inform the agencies in advance.

Esta política explica cómo Pfikus AI, S.L. (NIF B22594428, Av. Gran Via del Marqués del Turia 63, 46005 Valencia, España; «Pfikus AI», «nosotros») trata los datos personales. Pfikus AI es una plataforma de software para agencias inmobiliarias: las agencias conectan a Pfikus AI sus líneas de teléfono, números de WhatsApp Business, cuentas de Instagram y correo, y nuestro asistente de IA atiende a sus clientes, cualifica las consultas y agenda visitas, mientras el equipo de la agencia puede tomar el control de cualquier conversación.

Para cualquier cuestión sobre privacidad o para ejercer sus derechos, escriba a admin@pfikusai.com.

• Como responsable del tratamiento tratamos los datos de los visitantes de este sitio web, de las personas que nos contactan y del personal de nuestros clientes que usa la plataforma (sus datos de cuenta).
• Como encargado del tratamiento por cuenta de las agencias tratamos los datos de los clientes y contactos de las agencias: los mensajes, llamadas y correos que intercambian con la agencia a través de Pfikus AI. La agencia es la responsable de esos datos y decide para qué se tratan; nosotros solo los tratamos para prestar nuestro servicio a la agencia, con un contrato de encargo del tratamiento. Si usted es cliente de una agencia, también puede dirigir sus solicitudes a ella.

• Sitio web y contacto: nombre, correo, teléfono, empresa y el contenido de su mensaje; datos técnicos como la dirección IP y el navegador (ver la política de cookies).
• Cuentas de la plataforma: nombre, correo y rol de los usuarios de la agencia, y su actividad en la plataforma.
• Conversaciones gestionadas para las agencias: los datos de contacto de los clientes de la agencia (nombre, teléfono, correo, identificador de WhatsApp o Instagram), el contenido de sus mensajes, comentarios, correos y llamadas (incluidas grabaciones y transcripciones cuando la agencia las activa), los archivos que envían (fotos, documentos, notas de voz) y lo que nos cuentan sobre el inmueble que buscan u ofrecen.
• Datos de sistemas conectados: contactos e inmuebles importados del CRM de la agencia cuando esta lo conecta.

No solicitamos ni pretendemos tratar categorías especiales de datos (como salud o religión).

Cuando una agencia conecta su número de WhatsApp Business o su cuenta profesional de Instagram, lo hace a través de las pantallas de autorización de Meta (Facebook Login for Business / registro insertado de WhatsApp, e inicio de sesión empresarial de Instagram). A través de la WhatsApp Business Platform (Cloud API) y de la API de Instagram recibimos:

• los identificadores y datos de las cuentas que la agencia comparte con nosotros (cartera comercial, cuenta de WhatsApp Business, número de teléfono, nombre visible, estado y calidad; nombre e identificador de la cuenta de Instagram) y los tokens de acceso que Meta emite para ellas;
• el nombre e identificador de la persona que realiza la conexión (perfil público);
• los mensajes, comentarios y archivos que los clientes envían al número o cuenta de la agencia, los mensajes que envía la agencia, y sus estados de entrega y lectura;
• las plantillas de mensaje de la agencia y su estado de revisión.

Usamos estos datos únicamente para prestar nuestro servicio a la agencia que conectó la cuenta: mostrar las conversaciones en su bandeja, responder en su nombre con su asistente de IA o con su equipo, y gestionar sus plantillas de mensaje. No los vendemos, no los usamos para publicidad, no los compartimos con otras agencias y no los usamos para entrenar modelos de IA. Nuestro acceso termina cuando la agencia desconecta la cuenta o elimina nuestra aplicación en su configuración de Meta.

• Prestar el servicio a las agencias (ejecución de nuestro contrato con ellas; para los datos de sus clientes, siguiendo las instrucciones de la agencia y con la base jurídica que esta aplique).
• Atender sus consultas y solicitudes (su solicitud; nuestro interés legítimo).
• Mantener la plataforma segura, corregir errores y mejorarla (nuestro interés legítimo).
• Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios, solo si lo ha aceptado o la ley lo permite; puede darse de baja en cualquier momento.
• Cumplir obligaciones legales (p. ej., fiscales y contables).

Nuestro asistente utiliza modelos de IA (ver los proveedores más abajo) para entender los mensajes y redactar respuestas en nombre de la agencia. La agencia decide dónde responde el asistente y puede tomar el control de cualquier conversación en cualquier momento; el asistente pasa la conversación a una persona cuando hace falta. La IA no toma decisiones con efectos jurídicos o igualmente significativos sobre nadie.

Utilizamos los siguientes proveedores, cada uno vinculado por un contrato de encargo del tratamiento. Solo tratan los datos para prestarnos su servicio. Meta Platforms presta los propios canales de WhatsApp e Instagram conforme a sus condiciones.

También podemos comunicar datos cuando la ley lo exija, o en el marco de una fusión o venta del negocio, con confidencialidad.

Nuestra aplicación y nuestra base de datos se alojan en la Unión Europea (Países Bajos y Alemania). Algunos de los proveedores indicados tienen su sede en Estados Unidos o pueden acceder a los datos desde allí. Esas transferencias están amparadas por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado y, en otro caso, por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Puede pedirnos copia de las garantías en admin@pfikusai.com.

• Los datos tratados para una agencia se conservan mientras la agencia utilice Pfikus AI y se eliminan o devuelven al terminar el contrato, salvo que la ley nos obligue a conservarlos más tiempo.
• Las notificaciones originales que recibimos de Meta se eliminan a los 30 días; las conversaciones que se derivan de ellas permanecen en la bandeja de la agencia como se ha descrito.
• Las consultas que nos envía se conservan el tiempo necesario para responderlas y durante los plazos legales de prescripción.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: cifrado en tránsito, almacenamiento cifrado de tokens de acceso y credenciales, acceso restringido por agencia y por usuario, verificación de la firma de las notificaciones que recibimos de Meta y monitorización. Ningún sistema es completamente seguro, pero trabajamos para evitar accesos no autorizados y reaccionar rápido si ocurren.

Puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación o supresión, la limitación de su tratamiento, su portabilidad y oponerse a su tratamiento, así como retirar el consentimiento que haya dado, escribiendo a admin@pfikusai.com. Si sus datos nos llegaron a través de una agencia, también puede dirigirse directamente a ella. Asimismo, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

• Agencias: puede desconectar su número de WhatsApp o su cuenta de Instagram en cualquier momento en Pfikus AI (Cuentas de WhatsApp / Instagram), o eliminar nuestra aplicación en la configuración de su cuenta comercial de Meta. Para eliminar todos sus datos, escriba a admin@pfikusai.com desde el correo de su cuenta; los eliminamos en un plazo de 30 días y se lo confirmamos.
• Clientes de una agencia (escribió a una agencia por WhatsApp o Instagram, o la llamó): diríjase a la agencia, o a nosotros en admin@pfikusai.com indicando su teléfono o usuario y el nombre de la agencia. Gestionaremos la solicitud con la agencia y le confirmaremos la eliminación en un plazo de 30 días.
• Si conectó una cuenta con el inicio de sesión de Facebook o Instagram: puede eliminar nuestra aplicación en la configuración de Facebook o Instagram (Aplicaciones y sitios web). Meta nos lo notifica y eliminamos los datos recibidos a través de esa conexión; puede seguir la solicitud con el código de confirmación que reciba, o escribir a admin@pfikusai.com.

Nuestros servicios se dirigen a empresas y no a menores de 18 años. No recogemos conscientemente sus datos; si sabemos que lo hemos hecho, los eliminamos.

Actualizamos esta política cuando cambia nuestro tratamiento de datos. La fecha de arriba indica la última versión; ante cambios importantes informamos antes a las agencias.